Vigilancia estratégica al servicio de la innovación

Infoxicación es el término que resume la realidad de la mayoría de las empresas. Tenemos exceso de información (tanto interna como externa) y esta información, aunque muy necesaria, muchas veces es de baja calidad y nos limita en vez de posibilitarnos.

La información sobre tecnología, competencia, entorno o la información a nivel comercial (clientes, proveedores, mercados…) es absolutamente ineludible para tomar decisiones estratégicas y para poder anticiparnos a los acontecimientos. Anticiparnos para aprovechar los nuevos nichos y oportunidades de mercado y anticiparnos para acceder a soluciones que nos hagan más competitivos en el sector.

Sin embargo lo que es realmente complejo es orquestar de forma adecuada la búsqueda, recogida, análisis y puesta en valor de esta información. Con la revolución tecnológica de estos últimos años tenemos una cantidad ingente de fuentes de información que nos abren muchas posibilidades, pero que también nos colapsan por la falta de tiempo y recursos.

En las bases de datos públicas y grandes repositorios con webs profundas, que son difíciles de rastrear para encontrar la información desde los buscadores, se almacena un volumen inmenso de datos, informaciones y conocimientos de un valor sustancial para nuestra empresa.

¿Qué es la vigilancia tecnológica y la inteligencia competitiva?

La norma UNE 166006:2011 define la inteligencia competitiva como un “proceso ético y sistemático de recolección y análisis de información acerca del ambiente de negocios, de los competidores y de la propia organización, y comunicación de su significado e implicaciones destinada a la toma de decisiones”.

La misma norma define la vigilancia tecnológica como un “proceso organizado, selectivo y permanente, de captar información del exterior y de la propia organización sobre ciencia y tecnología, seleccionarla, analizarla, difundirla y comunicarla, para convertirla en conocimiento para tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios”.

Es decir, contar con un sistema de vigilancia o de inteligencia competitiva cosiste en hablar de un proceso activo, sistemático y focalizado de recolección y análisis de información, tanto a nivel interno como externo, con objeto de ayudarnos en la toma de decisiones.

Es también importante destacar la diferencia entre los conceptos de vigilancia e inteligencia que muchas veces se confunden. La vigilancia nos alerta y nos ayuda a saber qué está pasando fuera. La inteligencia competitiva parte del conocimiento del entorno, lo cual implica poder adelantarse a los cambios. La inteligencia supone avanzar un paso más para mantener una actitud activa y no esperar a ver dónde se producen los cambios para actuar después, sino que consiste en buscar activamente las oportunidades.

Cuando hablamos de que es necesario trabajar en un sistema de vigilancia estratégica (inicialmente vigilancia para acabar con un sistema de inteligencia) nos referimos a establecer un sistema de vigilancia personalizado que nos ayude a anticiparnos y que nos ofrezca una imagen dinámica de la tecnología, la competencia, el entorno y el escenario comercial.

Sin embargo nosotros creemos en un sistema de vigilancia más amplio (vigilancia estratégica) que comprenda además de los avances del estado de la técnica (vigilancia tecnológica), un análisis de los competidores actuales y potenciales (vigilancia competitiva), un análisis de nuestros clientes, proveedores y mercados (vigilancia comercial) y del conjunto de aspectos que configuran el marco de actuación de la empresa como la legislación, el medioambiente o la economía (vigilancia del entorno).

¿Qué aporta la vigilancia estratégica a la innovación?

Mediante su sistema de vigilancia estratégica una empresa es capaz de identificar y monitorizar las tendencias en la cadena de valor de sus clientes, proveedores y entorno.

La vigilancia permite obtener información de valor estratégico de manera focalizada y continuada para reducir el riesgo en la toma de decisiones. Nos ayuda a conocer qué tecnologías están emergiendo y desapareciendo, qué hace nuestra competencia o qué demandan nuestros clientes. Además puede ser una herramienta clave para identificar posibles aliados o socios tanto a nivel comercial como tecnológico o productivo.

En definitiva lo que buscamos es conseguir información de gran valor para la empresa y que esta llegue filtrada a las manos del equipo directivo encargado de tomar las decisiones estratégicas.

¿Cómo es el proceso?

El primer paso consiste en identificar las necesidades de información que tiene la empresa y los factores críticos de vigilancia. Para ello nos tenemos que apoyar en la estrategia de la empresa y desplegarla correctamente para identificar los retos y priorizarlos.

El segundo paso consiste en obtener la información y requiere previamente identificar las fuentes o tipos de información relevantes y elegir los medios de acceso y seguimiento de la información. Para realizar la búsqueda de información debemos establecer un sistema de búsqueda que revisaremos constantemente para seguir puliéndolo y alimentándolo.

Posteriormente esta información se debe analizar, se debe ampliar cuando sea necesario y debemos hacerla llegar a las personas correspondientes para que finalmente puedan utilizarla en la toma de decisiones.

¿Qué aspectos son clave?

El aspecto más importante es lograr que el sistema de vigilancia se focalice en las necesidades reales de la empresa y que responda a lo que realmente queremos y necesitamos. Para ello es absolutamente necesario construir un sistema de vigilancia personalizado que nos aporte información exclusiva para nuestra empresa.

Otro factor crítico será lograr integrar el sistema de vigilancia en el funcionamiento de la empresa. Es fundamental que se alimente el sistema, que se utilice la información y que se crea en él. Esto supone:

• Implicar a la dirección

• Definir el equipo de vigilancia y nombrar un dinamizador

• Definir plazos y objetivos

• Desarrollar el manual de vigilancia y los procedimientos necesarios para la puesta en marcha

• Analizar las desviaciones y trabajar en la mejora continua del sistema

No saber lo que está ocurriendo fuera nos dará “felicidad” en el corto plazo, puesto que nos evitará retos a superar, decisiones difíciles y situación complicadas con las que lidiar, pero en cualquier caso esa felicidad se verá diluida más pronto que tarde. Ser competitivos, sobrevivir, liderar, diferenciarse o innovar pasa por conocer de primera mano lo que está pasando y por anticiparnos a los acontecimientos para poder fijar el rumbo correcto de nuestro barco antes de que sea tarde. Y esto sólo lo podemos hacer con un sistema de vigilancia estratégica que sea eficaz.

Artículo escrito por Proyecta Innovación